Microsoft a adopté pour Office 12 un enregistrement des fichiers au format XML (eXtensible Markup Language) par défaut. Baptisé MS Office Open XML Formats, elles seront sous licence ouverte et sans royalties. Elle permettra à toutes les applications bureautiques (gratuites ou payantes) de pouvoir lire mais aussi modifier simplement les fichiers et par conséquent mettre fin aux problèmes de compatibilité des formats depuis Office 97. Mais aussi, ce format permettra d’être interopérable avec toutes les applications d’informations (domaine très vaste) qui gère déjà le XML.

De plus, les fichiers créés avec ce nouveau format seront plus légers grâce à une méthode automatique de compression au format Zip. La récupération des fichiers sera elle aussi plus souple (amélioration du système de récupération de fichier corrompu et, si inefficient, de lire les parties du document encore lisibles). Aussi, la syntaxe XML permettra d’isoler plus facilement les parties qui posent un problème de sécurité.

On pourra très facilement les identifier par leurs extensions (.docx pour les fichiers Word, .xlsx pour les fichiers Excel, .pptx pour les fichiers Powerpoint, etc…). Microsoft fournira, pour toutes les versions précédentes à partir de Office 97, une mise à jour pour le support de ce nouveau format.